Protéger un fichier PDF contre le copier/coller

Pour répondre à sa question, ma première piste était de l’orienter vers des protections classiques de chiffrage de documents mais je me suis rendu compte que cela rendrait le partage compliqué… J’ai donc proposé la solution manuelle suivante :

1. Depuis Keynote, générer un fichier PDF (Fichier -> Exporter au format Pdf)
2. Ouvrir le fichier PDF généré avec aperçu puis exporter au format PNG (format image, ainsi les textes ne sont plus accessibles)

On se retrouve donc avec un fichier PNG avec une image par slide et du texte non éditable. Mission accomplie. En revanche, gros problème, la taille du fichier est excessive et dans le cas de ma cliente qui génère des documents avec des centaines de pages, les fichiers font parfois plus de 100Mo ce qui rend les envois par mail compliqués…

L’idée est donc de re-générer un PDF depuis le fichier PNG et de convertir ce fichier PDF avec un outil de compression comme PDF Squeezer. Bref, quelque chose de trop compliqué…

Automator à la rescousse…

En expliquant toutes ces étapes à ma cliente je me suis bien rendu compte que cela relevait plus de l’usine à gaz que de la réelle solution et je lui ai proposé de réaliser un script Automator afin de rendre le tout plus simple. Voici donc les étapes de création du script et le fichier .APP si vous souhaitez le télécharger.

1. Lancer Automator
2. Créer un nouveau projet sous forme d’application
3. Puis voici les étapes du WorkFlow :

En fait on se rend compte qu’on réalise sensiblement les mêmes étapes que ma proposition manuelle mais on génère des fichiers .jpg bien moins lourds que les .png ce qui donne des résultats corrects en terme de taille de fichiers.

Vous pouvez télécharger ce script ici :

Télécharger

Pour l’utiliser, rien de plus simple, vous double cliquez sur le fichier APP pour le lancer, vous sélectionnez votre fichier PDF et le script vous créé un nouveau PDF protégé contre les copier/collers sur le bureau de votre Mac.

A+

ps : Attention toutefois, avec certaines techniques d’OCR, le contenu peut être récupéré.

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…et souhaitais par la même occasion savoir si vous pourriez me donner un cours sur l’utilisation d’Automator. J’ai des besoins simples à savoir, dès que je glisse un fichier dans un dossier donné, renommage du fichier et upload sur un serveur FTP.

Pour rappel, Automator permet d’automatiser des actions sur Mac de différentes façons. Dans notre cas présent, nous allons utiliser les « Actions Folders » (« actions de dossier » en français) qui permettent de déclencher des actions lorsqu’un fichier est déposé dans un dossier spécifique.

L’action de dossier est un script qui ne peut marcher qu’avec des fichiers en entrée. Cette action de dossier est associée à un dossier en particulier dans le Finder. Les éléments ajoutés à ce dossier entraîneront l’exécution du processus et serviront d’entrée à celui-ci. https://fr.wikipedia.org/wiki/Automator

Éléments requis pour notre upload FTP avec les actions de dossier

Voici les éléments dont vous aurez besoin pour réaliser ce petit tutoriel :

• Une action Automator dédiée à l’upload via FTP (voir suite)
• Un serveur FTP avec des accès valides pour uploader et tester notre strict.
• L’application Automator, cela va de soi.

Petit point sur l’action « Upload to FTP »

De base, OS X ne possède aucune action de dossier dans Automator permettant l’upload sur un FTP. Je vous propose donc de télécharger « Upload To FTP » , une action automator que vous pouvez installer, gratuitement de puis le site de Peter Dekkers, son éditeur. Petit point intéressant, le client FTP Transmit de Panic, que je vous conseille, embarque directement une action Automator permettant l’upload de fichiers sur FTP (notamment en utilisant vos favoris etc…).

Notre upload FTP avec les actions de dossier

1. C’est parti, lancez Automator et démarrez un nouveau document. Choisissez ensuite (vous le devinerez) « Action de dossier ».

2. Nous allons d’abord définir sur quel dossier notre action va opérer.

Pour mon exemple, j’utilise simplement un dossier « à Uploader » que j’ai créé sur mon bureau.

3. Comme demandé par mon client, nous allons commencer par ajouter une action pour renommer le fichier. Afin que les fichiers uploadés n’aient jamais le même nom, nous allons ajouter, à la fin du nom du fichier, un date et une heure. Attention ! Si vous faites un simple « renommer », sur le fichier que vous allez déplacer dans votre dossier « à uploader », vous allez déclencher une boucle puisque l’action de dossier va opérer sur le même dossier à chaque fois. Je vous propose, donc, dans un premier temps, de déplacer le fichier dans un sous-dossier que nous appellerons « Fichier uploadés ».

Ce qui nous donne une arborescence de la sorte :

4. Ajoutez ensuite les actions « Renommer les éléments du Finder » suivantes afin de re-travailler le nom du fichier et le rendre unique par la date et l’heure.

3. On se charge ensuite de l’Upload. Action « Upload to FTP » ou « Upload » si vous utilisez Transmit.

Je vous laisse le soin de configurer le ftp avec les informations de votre serveur.

4. Voilà, notre action d’upload FTP avec les actions de dossier est prête. Nous allons maintenant l’enregistrer :

Fichier -> Exporter.

Pour mon exemple, je vais l’appeler « Upload to matthieufleitz.fr » :

Double cliquez ensuite sur le fichier que vous venez de créer pour installer l’action de dossier :

Activer l’action de dossier « Upload vers FTP »

Pour terminer on va rendre cette action de dossier active. Faites un clique droit sur le dossier où l’action de dossier opérera puis dans l’onglet services, cliquez sur « configurer des actions de dossier » :

Vous pouvez maintenant activer votre action de dossier. Lorsque vous déplacerez un élément dans ce dossier, il s’uploadera automatiquement sur votre FTP.

Des questions ?

A+

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La définition de Wikipédia est très claire :

Automator, permet de combiner un certain nombre d’actions prédéfinies pour effectuer des tâches répétitives. Le paramétrage de ces automatisations s’effectue par une interface graphique, ce qui le rend accessible au plus grand nombre, mais au prix selon certains d’une perte de fonctions[réf. nécessaire]. Les tâches sont effectuées par AppleScript ou Perl, de façon transparente. La plupart des possibilités offertes par Automator peuvent être obtenues par d’autres moyens, notamment des scripts shell, technique peu accessible au grand public.

Il existe des possibilités infinies d’utilisations d’Automator. Je vais vous en montrer une aujourd’hui qui vous sera, je l’espère, très pratique et concrète. Que vous soyez un particulier ou un professionnel, vous utilisez peut-être Dropbox pour externaliser vos sauvegardes. J’ai personnellement eu le cas recemment d’un client qui souhaitait automatiser sa sauvegarde et qui me demandait conseil sur un logiciel tiers pour effectuer cette tâche.  Plutôt que de lui vendre un système surement très efficace mais dont il n’aurait pas l’utilité, j’ai préféré lui montrer en quelques étapes toutes simples comment procéder avec Automator et il s’avère qu’il est resté bluffé.

Même si vous n’êtes pas développeur ou technique, vous pouvez utiliser Automator ! C’est, vraiment très simple. J’espère que cette introduction sera convaincante. Je vais essayé d’être le plus clair possible. Les plus geeks d’entre-vous vont très vite comprendre.

Automatiser une sauvegarde avec Dropbox et Automator

Avant de commencer, petit rappel sur Dropbox. Dropbox est un système de synchronisation qui, grâce à son interface très simple (=un dossier partagé, intégré dans OS X) vous permet de stocker vos fichiers sur le Cloud. Cette sauvegarde présente plusieurs avantages :

• Externalisée : En cas de pépin avec votre disque dur interne, vos données sont externalisées.
• Sûre : Dropbox est un service très professionnel avec un uptime quasi parfait. Ils sont plutôt soucieux des enjeux de sécurité donc vous pouvez, en théorie, leur faire confiance.
• Sociale : Vous pouvez très rapidement donner l’accès à un fichier partager à un de vos contacts pour échanger des fichiers.

Sur votre Mac, une fois l’applicaiton dropbox installée, vous avez un dossier (très originalement) appelé « dropbox » dans la barre des favoris de votre Finder et une icône dans votre barre des tâches (voir screen suivants).

L’icône dropbox dans votre barre latéral après installation

L’icône dans votre barre des tâches avec le symbole vert qui signifie que dropbox a terminé sa synchronisation.

Dans l’utilisation quotidienne, il vous suffit de déplacer des fichiers dans ce dossier Dropbox et l’application en effectuera une copie, sur le serveur distant.

Sachez également que vous pouvez exclure des éléments de la synchronisation en vous rendant dans les préférences de dropbox.

Pour reprendre l’exemple de mon client, il voulait, effectuer une sauvegarde de sa librairie d’email. Ce dossier ce trouve (pour Mail.app) dans :

~/Library/Mail/V2

Ce dossier correspond à l’ensemble des librairies de ses comptes mails. Afin d’en garder une trace il doit donc sauvegarder ce dossier de façon régulière. C’est ce dossier que nous allons utiliser dans notre script et que pour lequel nous allons automatiser la sauvegarde avec Dropbox et Automator.

Grandes étapes de notre script de sauvegarde :

1. Sélection du fichier à sauvegarder
2. Compression en archive Zip
3. Déplacement vers le dossier dropbox de notre Mac pour une sauvegarde synchronisée

Étape 1 : lancement d’Automator

Allez, on attaque. On va commencer par démarrer l’app Automator qui se trouve dans votre dossier Applications. Le plus simple est d’utiliser Spotilight et de rechercher « Automator ». Au lancement, l’interface vous demande de choisir entre différents types de documents. Voici un rapide point sur les différents types :

• Processus (Scripts ne pouvant être lancés que depuis Automator)
• Applications (Scripts autonomes qui génèrent une .app)
• Services (Scripts pouvant être associés à des Applications comme le Finder, Aperçu etc… pour traiter des opérations au sein d’autres applications)
• Modules d’impression (Scripts relatifs à l’impression)
• Actions de dossier (Scripts exécutés au moment de l’ajout d’un fichier dans un dossier)
• Alarmes Calendrier (Scripts déclenchés par des évènements du calendrier)
• Modules de transfert d’images (Scripts relatifs au transfert d’images)

Nous allons ici, choisir une de créer une application afin d’avoir un fichier app à lancer sous la main pour notre sauvegarde avec Dropbox et Automator.

Si vous vous sentez vraiment largué, vous pouvez regarder cette petite vidéo qui vous présentera rapidment les bases de l’interface.

Choisissez Application comme type de document

 Étape 2 : Création du processus de sauvegarde dans Automator

L’interface d’Automator est très simple. Il vous suffit de faire glisser des actions ou des variables dans l’éditeur de script pour commencer à l’utiliser. Tout va vous paraitre clair au fur et à mesure que l’on avancera.

Dans un premier temps, notre script doit aller chercher, dans le Finder, le dossier source que nous souhaitons sauvegarder. Dans « Actions », dirigez vous donc sur « Finder et dossiers » pour n’afficher que les actions du Finder. Cherchez ensuite à l’aide de la recherche « Obtenir les éléments du Finder indiqués », puis glisser le dans l’espace de travail (espace de droite).

Déplacez l’action vers l’éditeur pour commencer votre script

Première étape, on choisit notre dossier à sauvegarder

Au passage vous remarquez que pour chaque action, un descriptif vous indique ce qui se produit lors de l’utilisation de cette action.

Cliquez ensuite sur Ajouter. Nous allons définir quel éléments du Finder notre script va devoir sélectionner. En l’occurrence je vais ajouter le dossier « V2 » contenant l’archive mail de mon fameux client.

On ajoute le dossier V2, contenant notre archive Mail pour que notre script le sélectionne

Notre fichier est bien sélectionné

Procédez de la même façon pour ajouter les étapes suivantes du processus :

• « Créer une archive » (permet de réduire la taille et de créer un fichier unique). Donnez un nom à votre archive comme « sauvegarde mail » par exemple puis choisissez l’endroit où vous souhaitez effectuer la sauvegarde. Dans mon cas je vais garder le dossier identique à celui de la saisie.
• Ensuite on lui demande de déplacer cette archive dans notre dossier Dropbox afin que cela soit synchronisé plus tard, sur les serveurs de dropbox. N’oubliez pas de cocher la mention « remplacer les fichiers existants » pour ne pas accumuler trop d’espace à chacune de vos sauvegardes.

Votre script devrait ressembler à ça

Vous commencez à comprendre ?

Vous pouvez tester le processus en cliquant sur executer.

Exécuter lance le processus.

Après quelques secondes selon le temps que votre processus va mettre pour créer l’archive, vous avez un message de confirmation et l’historique de succès de chaque action :

Tout s’est bien déroulé

Notre fichier sauvegarde est bien dans Dropbox

Étape 3 : Création de notre Application

Maintenant que notre script fonctionne bien dans Automator, nous allons créer le fichier .app permettant d’avoir notre script à portée de main en permanence. Pour cela, rien de plus simple, il vous suffit de vous rendre dans fichier -> enregistrer -> puis de donner un nom à votre application.

Par exemple, sauvegarde_mail.app. Enregistrez le dans votre dossier Applications.

L’application créée se présente comme n’importe quelle application de votre Mac

Et voilà, il vous suffit de double cliquer sur votre application et votre sauvegarde se fera systématiquement en remplaçant l’ancienne archive. Maintenant, voyons comment automatiser le tout pour que ce backup se face automatiquement.

Étape 4 : Planifier la sauvegarde avec l’app Calendrier

Pour aller encore plus loin, vous pouvez planifier la sauvegarde. Pour ce faire, rien de compliqué. Il vous suffit de vous rendre dans l’application « Calendrier » de votre Mac.

Nous allons créer un nouvel évènement que nous appellerons sauvegarde email. Nous voulons que la sauvegarde se fasse à 20:00 et tous les jours. Mettez donc une récurrence journalière et une heure de début à 20 heures.

Ajoutez ensuite une alerte, puis « personnaliser », ouvrir le fichier, sauvegarde_mail.app (notre script) et quand ? Au moment de l’évènement.

Et voilà, votre sauvegarde se fera maintenant toute seule, tous les jours à 20h. Simple non?

Conclusion

Automator est un outil vraiment très intéressant et trop peu utilisé par les Mac Users. N’importe quel professionnel ou particulier peut s’en servir pour automatiser des tâches régulières. Apple le met régulièrement à jour et énormément de possibilités s’offrent à vous. Si vous souhaitez allez plus loin que cette introduction il existe une multitude d’ouvrages vous expliquant les fondements du scripting sur Mac.

Pour les plus techniques d’entre-vous je vous conseille aussi de jeter un oeil à Apple Script, le language de scripting développé par Apple. La combinaison d’Apple Script et d’Automator est redoutable d’efficacité ;).

À bientôt.

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